스프레드시트 공동 작업을 위한 권한 설정 가이드로, 구글 스프레드 시트는 클라우드(온라인)상에 존재하여 누구에게나 공유가 가능합니다. 하지만, 직접 공유 설정을 하지 않으면 다른이들은 접근이 불가하며, 오직 소유자만 접근 가능합니다. 여기에서는 스프레드 시트를 공유하여 업무와 관련된 이들 또는 필요로 하는 이들에게 특정 권한(뷰어, 댓글 작성자, 편집자)을 부여하여 자료를 제공하는 방법에 대해 알아보겠습니다. 또한 부여된 권한 삭제, 다른 사용자에게 소유권 이전을 하는 방법에 대해서도 간략하게 살펴봅니다.
링크 공유 하기
구글 스프레드 시트의 우측 상단 공유 버튼을 클릭하여 공유 설정을 시작합니다.
아래과 같은 “파일명” 공유 팝업창이 나타나며, 일반 액세스는 기본으로 제한됨으로 되어 있다. 접근 권한이 있는 사용자만이 볼수 있으므로 이를 변경해 줍니다.
“제한됨”부분을 클릭하면 아래와 같은 화면이 나타나며, “링크가 있는 모든 사용자’를 선택합니다. 이는 링크가 있는 사용자는 해당파일에 접근을 할 수 있음을 의미합니다.
링크가 있는 모든 사용자로 공유되면 구글계정으로 로그인을 하지 않아도 파일에 접근 할 수 있으며, 파일단위로 공유가 되어 파일에 여러 시트가 존재하면 모든 시트가 같이 공유됩니다. 링크를 알고 있는 사람은 누구든지 이 파일을 볼 수 있으며, 구글 워크스페이스를 사용하는 경우에는 검색을 통해서도 파일에 접근하는 것이 가능해집니다. 따라서 정말로 공개되어도 괜찮은 자료에 한하여 사용하는 것이 좋습니다.
“링크가 있는 모든 사용자”를 선택하게 되면 오른쪽에 “뷰어”라고 보입니다 이부분을 클릭하면 “뷰어, 댓글 작성자, 편집자”라고 있는데 이는 링크(공유)되는 파일에 부여하는 권한입니다. 편집자 권한을 부여하게 되면 링크를 가진 모든 사용자가 해당 자료를 편집할 수 있도록 권한을 부여하는 것이므로, 신중하게 권한을 부여해야 할 것입니다.
아래 부분의 “링크 복사”를 클릭하여 다른 사용자들에게 해당 링크를 공유함으로써, 자료 공유가 됩니다.
특정 사용자 및 그룹과 공유
아래와 같은 화면에서 메일 주소를 입력하거나, 그룹이 존재할 경우에는 그룹을 선택합니다. 다만, 구글 계정이 아닌 경우에는 링크로 공유되며, 링크로 공유된 사용자는 링크 공유로 부여된 권한을 사용하게 됩니다.
링크 공유와 마찬가지로 공유하는 사용자 및 그룹에 대하여도 공유되는 파일에 대한 권한을 부여할 수 있습니다. 기본 권한은 ‘편집자’로 되어 있으니, 미리 확인하여 공유하여야 합니다. 폴더도 파일과 동일한 방식으로 공유 권한을 부여할 수 있으며, 폴더에 생성되는 파일들은 기본적으로 폴더의 권한을 동일하게 부여받게 되니, 특별한 사유를 제외하고는 사용하지 않는 편이 좋습니다.
공유 화면의 우측 상단의 톱니바퀴 모양을 선택하면 공유에 대한 설정을 변경할 수 있습니다. 편집자의 권한을 가진 사용자는 다른 사용자를 추가하거나, 다른 사용자의 권한을 변경할 수 있습니다. 이를 변경하고 할 때 설정부분의 “편집자가 권한을 변경하고 공유할 수 있습니다”의 체크를 해제하고 공유하여야 합니다.
기본적으로 “이메일 알림 보내기”가 체크되어 있으며, “메시지” 부분에 전하고자 하는 내용을 작성하면 해당 스프레드 시트의 링크와 함께 상대방의 이메일로 전송됩니다. 이메일을 보내지 않아도 되는 경우에는 “이메일 알림 보내기” 체크를 해제하고 전송하면 해당 자료만 공유됩니다.
부여된 권한 삭제 하기
공유된 파일에 대하여 업무가 변경이 되었거나, 해당 사용자가 사퇴를 하여 공유 권한을 없애야 하는 경우에 사용하는 기능입니다.
공유된 파일의 “공유” 버튼을 클릭하면 공유된 사용자의 목록과 부여된 권한이 나타납니다. 부여된 권한을 클릭하면 “액세스 권한 삭제”를 클릭하면 부여된 사용자는 해당 목록에서 삭제되어, 해당 파일에 대한 접근 권한이 없어집니다.
소유권 이전
공유된 사용자의 목록에서 뷰어로 되어 있는 권한 부분을 클릭하면, 소유권 이전이란 메뉴가 나타납니다. 여기에서 “소유권 이전”을 클릭합니다.
소유권 이전에 대한 확인 메시지가 나타나며, “초대 보내기”를 클릭합니다. 소유권을 이전하고자 하는 사용자의 이메일로 초대 메시지가 발송됩니다.
이메일을 확인해보면, 소유권 이전에 대한 수락(적용)과 거부가 있으며, 받는 사람이 적용(수락)을 하여야 소유권이 이전 됩니다. 수락을 적용하기 전까지는 이전의 권한이 적용됩니다.
“적용”을 클릭하면 바로 아래와 같이 “이 파일의 소유자가 되는 것을 수락했습니다’라는 메시지가 나타나며, 해당 파일에 대한 소유자 권한이 이전되었음을 확인할 수 있습니다.